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徐薏雯:行政?行政到底是做什么的?

2020-11-15 22:05分析 人已围观

简介很多人认为行政就是打杂的,公司里最最吃力不讨好的人,好像是全公司最轻松的工作,真的是这样咩?01办公室搭建一个公司的成立,首先需要选址、装修、租赁、家具采买、搬迁、入...

徐薏雯:行政?行政到底是做什么的?

  很多人认为行政就是打杂的,公司里最最吃力不讨好的人,好像是全公司最轻松的工作,真的是这样咩?

  01办公室搭建

  一个公司的成立,首先需要选址、装修、租赁、家具采买、搬迁、入驻这样一系列过程。在选址阶段除了需要选择根据公司的主营业务相关的园区,更需要提前对接好政府招商和园区招商窗口,确认相关的补贴优惠政策,物业的收费标准,服务质量等。之后根据预算甄选装修供应商,统计公司各部门的装修需求,进行投标的方式,选取一个靠谱的装修公司。之后的家具和工位采买,用材用料也是需要多方对比,后期保修,维护等都是甄选家具商的重要标准。

  02办公环境

  办公环境最基本的环境卫生保洁,根据办公场地的大小及清洁频次等,可以找小时工、外包保洁公司以及招聘全职保洁人员;绿植也是办公环境中很重要的部分,一般可以外包给植物租赁公司来进行摆放、维护,让供应商提供针对办公空间及需求的个性化植物搭配和摆放方案。茶水间也是大家每天都会去的地方,包括饮用水、饮水机的甄选采购,牛奶、咖啡、茶等冲泡用品的采购;另外,办公设备的报修即整个办公室内一些基础设施设备的故障报修,门坏了,灯坏了,最好在显眼的地方贴上标识,告知员工相应的上报渠道,及时报给相应的物业方或者公司内的维修人员。

  03采购管理

  行政采购一般奉行先申请再报销的原则,小额采购可以用公司备用金购买,事后报销,如下午茶、小额办公用品等,针对金额较大的供应链或者服务类对公采购,此类金额一般偏大,最好采取公对公签订合同或协议,对公付款的方式,比如家具、固定资产等,重点的关注在于供应商的甄选择、价格等条款谈判、后期售后维保等。

  04固资管理

  主要是针对固定资产的管理及维护,日耗品(笔、本子等)的管理相对简单,最简单的是随用随领,也有的公司采用按月补贴的形式,或者按部门定期领用的形式;固定资产的管理除了最开始的采购外,后续基本分5个阶段,入库-资产到货后进行验收编码贴标签入库;领用-使用人员办理的领用出库手续;维修维护-日常对相应设施设备的维护及故障维修;盘点-定期对固定资产进行盘点,目前开始萌芽的云管理的方式据说有望将盘点工作变成历史,做的固定资产信息实时掌握,不过还未接触过;报废-即当折旧期限到了之后可以进行资产的报废处理。

  05供应商管理

  供应商管理是行政工作中很重要的一部分,因为供应商甄选的好坏与后期行政工作的顺利开展及员工满意度都是紧密相关。最好是建立自己的供应商名单,供应商的甄选最好通过1.供应商资质,有没有服务过知名企业的经历;2.供应商规模,规模决定供应商的供货能力,售后能力;3.供应商价格,成本的控制也是行政的KPI;4.供应商售后服务,比如打印机坏了,供应商多久可以到达现场,能不能提供一台备用机;5.供应商服务态度,能不能更好的满足需求。

  06证照

  证照管理,包括公章、公章所有证照、合同等管理。行政人员应全部扫描留存一份电子档在电脑里,并进行相应分类。原件应保管在保险箱里,以防火防盗。因为证照的丢失是非常麻烦的事情。用印应做好相应的记录、证照的借出应要求标明归还时间。

  07其他事务

  其他日常性的事务,可交由一名得力的前台完成。日常接待-日常来访客人或者面试人员的接待;会议室预定和管理-主要指会议室的布置,预定;差旅-预定协议酒店、购买车票机票等;快递收发-即员工快递的收取、整理与通知;工牌、胸牌、名片等图文卡片的制作。

  08员工活动和员工关怀

  员工活动与员工关怀是企业与员工之间,员工与员工之间建立紧密联系的渠道之一。常见员工福利包括一些节日礼品、自有产品的员工内购、公司食堂、公司健身房等等;员工关怀包括,入职伴手礼,入职贺卡等,生日礼品,生日会等;员工活动,主要包括团建、生日会、旅游、各种节日的小活动等。建议举办活动前,先进行一些匿名调查,了解员工的爱好与兴趣,尽量举办一些大家都能参与进来的活动。员工投诉也是员工关怀的其中很重要的一点,建立开明的投诉建议渠道以及对于相应投诉建议的及时有效反馈。

  09行政费用管理

  指各项行政费用的管理,涉及预算的编制、执行、分析与控制,有的企业也叫行政预算管理。费用管理首先需要划分好科目类别,如办公用品、固定资产、能耗费、通信费等,可以会同财务一同设定好科目类别,这样费用报表才能跟财务进行同步。在此基础上日常做好账务登记,定期进行分析比较,经过一段时间的数据积累之后,就能知道各项行政费用的平均数值,以此进行年度预算的编制。行政预算的编制重点参考几个方面,一是历史数据,即往年同时期的相应花费;二是考虑业务发展,这需要整个公司新一年度的业务发展目标确定之后,以此反推相应的资源配置,如销售业绩增长两倍所需的人员需求、办公场地需求等等。预算编制之后大部分企业可能就放着不管了,并没有起到实际作用,只是年复一年的例行每次编制一遍,实用的做法是,预算编制好之后,日常做好费用登记,根据企业规模可以按月或者按季度将实际的费用与同预算进行对比分析,找出偏差并寻找相应的原因,以此确定后续的采购计划是否要进行调整,或者对相应预算进行调整,成熟的费用管理能够在保障业务发展的情况下将预算执行偏差降低到最小。

  10

  制度与流程的制定

  指行政相关的各类流程制度的编制、宣传、执行与完善,行政工作门槛低、琐碎繁杂,如果没有形成统一体系的制度流程,往往已形成大家陷入日常各种琐碎事务、各自为战的状况,甚至人员替换的时候出行衔接问题,因为各自的办事方法与标准不一样。为此,当企业发展到一定程度的时候,需要开始进行相应的工作梳理,将一些常规典型的事务标准化、流程化,小的如访客的接待,大的如工商变更。


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Tags: 员工  供应 

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